Türkiye’den ilk kez ürün alacak bir ithalatçı için süreç genelde şu adımlarla ilerler: ciddi hacimli ilk alımlarda numune talebi gündeme gelebilir, ardından fiyat ve şartları gösteren bir proforma fatura hazırlanır, sonra ödeme şekli (banka havalesi ya da akreditif) belirlenir, son olarak sevkiyatla birlikte analiz raporu, menşe şahadetnamesi ve konşimento gibi belgeler alıcıya gönderilir. Bu yazı, ilk alımını yapacak bir ithalatçının bu adımlarda neyi bekleyip neye dikkat etmesi gerektiğini anlatıyor.

Numune Talebi Nasıl Değerlendirilir?

Hiçbir ciddi ithalatçı, görmediği bir malı büyük hacimde sipariş etmek istemez; bu yüzden ciddi hacimli ilk alımlarda numune talebi gündeme gelebilir. Talep halinde alıcı, istediği form ve kalibrede küçük miktarda bir örneği kendi tesisinde veya bağımsız bir laboratuvarda test edebilir. Kabuk, biyokütle yakıt veya granül gibi ürünlerde bu test genellikle nem oranı, kalibre dağılımı ve ürüne özgü teknik değerlerin kontrolünü kapsar; yakıt tarafında küçük ölçekli bir yakma denemesi, kumlama tarafında ise ekipmanda uygulama testi yapılması, kağıt üzerindeki analiz raporundan daha güvenilir bir fikir verir.

Alıcının burada beklemesi gereken şey, numunenin büyük partiyle aynı kaynaktan ve aynı kalite kontrolünden geçmiş olması. Numune iyi ama teslim edilen parti farklıysa, bu güven ilişkisini baştan zedeler. Ciddi hacimli ihracat taleplerinde Yelisan’da numune süreci, hangi ürün ve formda çalışılacağı netleştikten sonra başlar; gönderilen numune, sevkiyatı yapılacak partiyle aynı üretim ve kontrol adımlarından geçer.

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

Numune adımı gündeme gelmiş ve onaylanmışsa, sıradaki adım proforma faturadır; numune talep edilmemişse süreç doğrudan buradan başlar. Proforma fatura, satıcının alıcıya gönderdiği ve henüz kesin satış işlemi gerçekleşmeden önce fiyat, miktar, ürün özellikleri, teslim şekli (FOB, CIF vb.) ve ödeme koşullarını yazılı hale getiren bir tekliftir. Ticari fatura gibi tahsilat belgesi değildir; ama alıcının kendi ülkesinde ithalat izni, döviz transfer başvurusu veya akreditif açılışı gibi işlemlerde bankaya veya ilgili kuruma sunması gereken temel belgedir.

İyi hazırlanmış bir proforma fatura şunları net biçimde içermeli: ürün adı ve teknik özellikleri, miktar ve paketleme şekli, birim fiyat ve toplam tutar, teslim şekli ve varış limanı, ödeme koşulları, tahmini sevkiyat süresi ve geçerlilik tarihi. Alıcı, siparişi onaylamadan önce bu belgedeki her kalemi kendi beklentisiyle karşılaştırmalı; sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkların büyük kısmı, proforma aşamasında net konuşulmayan bir detaydan kaynaklanır.

Ödeme Şekli: T/T mi, Akreditif mi?

Proforma üzerinde anlaşıldıktan sonra sıra ödeme şekline gelir. İki yöntem yaygındır ve ikisi de farklı bir güven ve maliyet dengesi kurar.

T/T (Banka Havalesi)

T/T, alıcının satıcının banka hesabına doğrudan havale yapmasıdır. Hızlı, düşük maliyetli ve işlem yükü az bir yöntemdir; genellikle sipariş onayında belirli bir oran peşin, kalanı sevkiyat öncesi veya belge karşılığı ödenir. T/T, taraflar arasında önceden kurulmuş bir güven ilişkisi olduğunda — düzenli çalışılan bir tedarikçiyle veya küçük-orta hacimli tekrar eden siparişlerde — pratik bir çözümdür. İlk kez çalışılan ve büyük hacimli bir işlemde ise hem alıcı hem satıcı için risk taşır: alıcı parayı gönderdikten sonra malın sözleşmeye uygun sevk edileceğinden, satıcı ise ödemenin zamanında yapılacağından emin olmak zorunda kalır.

Akreditif (Letter of Credit)

Akreditif, alıcının bankasının ödemeyi garanti ettiği bir yöntemdir: satıcı, istenen belgeleri süresi içinde bankaya sunarsa ödemeyi alır. Uluslararası kurallara (UCP 600) göre işler ve hem alıcıyı hem satıcıyı korur: satıcı, malı sevk ettiğinde ödemenin banka güvencesinde olduğunu bilir; alıcı ise ödemenin ancak konşimento, fatura, sigorta poliçesi ve menşe şahadetnamesi gibi belgeler ibraz edildiğinde yapılacağını bilir. Akreditif, malın kalitesini garanti etmez — yalnızca belgelerin akreditif metnine uygunluğunu kontrol eder — ama ilk kez çalışılan, büyük hacimli ve güven ilişkisinin henüz oturmadığı işlemlerde en güvenli ödeme yöntemi olarak kabul edilir.

Hangi yöntemin seçileceği, işlemin hacmine, tarafların birbirini tanıma düzeyine ve alıcının kendi ülkesindeki bankacılık uygulamalarına bağlıdır. İlk alımda akreditif tercih eden bir alıcıyla çalışmak, süreci biraz uzatsa da her iki taraf için de daha öngörülebilir kılar.

Evrak Süreci: Analiz, Menşe Şahadetnamesi, Konşimento

Ödeme şekli ne olursa olsun, sevkiyatla birlikte belirli belgelerin hazırlanması gerekir:

Analiz raporu: Ürüne özgü teknik değerler (nem, kalibre, ısıl değer gibi ürün grubuna göre değişen kalemler) sevkiyat öncesi ilgili laboratuvar veya kalite belgesiyle teyit edilir; akreditif kullanılan işlemlerde bu rapor genellikle ibraz edilmesi gereken belgeler arasındadır.
Menşe şahadetnamesi (Certificate of Origin): Malın Türkiye’de üretildiğini veya işlem gördüğünü gösteren, ilgili ticaret veya sanayi odası tarafından onaylanan resmi belgedir; alıcı ülkedeki gümrük işlemleri ve tercihli ticaret anlaşmaları kapsamındaki vergi avantajları için gereklidir.
Konşimento (Bill of Lading): Taşıyıcı tarafından düzenlenen, malın gemiye yüklendiğini gösteren ve aynı zamanda mülkiyet devrini temsil eden belgedir. Akreditif altında çalışılan işlemlerde orijinal konşimentonun bankalar arasında dolaşımı, ödemenin serbest bırakılması için kritik adımdır.

Bu belgelerin hangi sırayla, kim tarafından hazırlanacağı proforma aşamasında netleştirilmeli; sevkiyat gününe kalan belirsizlik, gecikme ve ek maliyet demektir.

Teslim Şekliyle Bağlantı: FOB mu, CIF mi?

Proforma faturada belirtilen teslim şekli, hem ödeme koşullarını hem evrak listesini doğrudan etkiler. CIF’te satıcının düzenlediği sigorta poliçesi, akreditif altında ibraz edilmesi gereken belgeler arasına girer; FOB’da bu belge alıcı tarafından ayrıca temin edilir. Teslim şeklinin ilk alımda alıcı açısından hangi durumda daha avantajlı olduğunu ve bu iki terimin sorumluluk paylaşımını nasıl belirlediğini İhracatta FOB ve CIF nedir? yazımızda ayrıntılı anlattık.

Yelisan olarak ilk alım yapan bir ithalatçıyla çalışırken bu adımları — ciddi hacimli taleplerde numune, proforma, ödeme şekli, evrak — birlikte netleştiriyor, her aşamada alıcının hangi belgeyi ne zaman bekleyeceğini önceden açıklıyoruz. Ürün kataloğumuzu inceleyerek hangi kabuk, biyokütle yakıt veya granül ürünüyle ilgilendiğinizi görebilir, kendi ülkenizdeki ithalat ve ödeme koşullarına göre bir proforma teklifi için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.